Грамотно организованный переезд офиса позволит любой компании моментально приступить к работе на новом месте, не нарушая штатного режима. Главное, оптимально организовать сам процесс переезда, выполнив ряд несложных действий.

Определившись с помещением, можно начинать подготовку к переезду. Вооружившись планом, следует посетить офис в новом бизнес-центре для определения его меблировки и оптимальной рассадки персонала. Мебель стоит закупить заранее, с учетом времени ее поставки, а с планом размещения следует быть ознакомленным и руководству компании, и рядовым служащим.

Координацию переезда лучше всего поручить выбранном ответственному лицу, которое сможет следить за продвижением всех этапов переезда, а также взаимодействовать со всеми службами-исполнителями.

Переезд можно осуществлять самостоятельно, силами своих сотрудников, путем найма частных исполнителей и грузчиков или с привлечением мувинговой компании.

Первый вариант наиболее бюджетный, но это его единственное достоинство. Самостоятельный переезд, во избежание неразберихи и больших временных затрат, подходит только маленьким фирмам с минимальным штатом, количеством мебели и техники.

Второй вариант с наймом частных перевозчиков могут рассмотреть для себя небольшие компании с численностью порядка 15 рабочих мест. Разборка и сборка предметов мебели, упаковка документов и самого груза все равно ляжет на персонал компании.

Заключение договора с мувинговой компанией является оптимальным вариантом безболезненного переезда в новый бизнес-центр для любой компании. Договор подразумевает оказание специалистами мувинга большого спектра услуг, таких как составление сметы переезда, разборка мебели и ее упаковка в предназначенные для этого материалы, погрузочные и разгрузочные работы, спуск и подъем перевозимого имущества на этаж, использование спецтранспорта для перевозки грузов, отключение и монтаж офисного оборудования, сборка мебели на новом месте, ее новая расстановка, клининговые услуги по итогу переезда с вывозом мусора из помещений и т.д. В том числе мувинговые компании несут ответственность за перевозимый груз перед своими клиентами.

Заказать услуги мувинговой компании можно «под ключ», зафиксировав полный объем и стоимость работ договором, или с почасовой оплатой за каждый час работы грузового транспорта и профессиональных грузчиков компании-перевозчика.

Важно выбрать дату переезда. Оптимальной будет работа мувинговой компании в выходные дни, в вечернее или даже ночное время. Личные вещи персонал сможет упаковать самостоятельно, заранее зная время переезда.

К моменту переезда все вопросы с арендодателями как на новом, так и на старом месте должны быть также урегулированы. Это и возможность использования грузовых лифтов при переезде, и допуск сотрудников перевозчика в назначенное время на территорию нового бизнес-центра, и подготовленное место погрузки-разгрузки, и т.д. Все клиенты и контролирующие компанию органы также должны быть оповещены о смене ее локации заранее.

Сотрудники, назначенные ответственными за переезд, должны контролировать действия перевозчика в момент переезда, находясь на местах старого и нового офиса. Имея в наличии перечни имущества, планы расстановки и необходимые контакты, по завершению работ они должны удостовериться в надлежащем выполнении всех условий заключенного договора. А на следующий день после грамотно осуществленного переезда офиса весь штат компании уже может приступить к выполнению своих обязанностей на новом рабочем месте.